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Executive Assistant / Personal Assistant / Project Assistant / Sekretariat

Legal Assistant 100% (w/m/d)

Referenzcode: 901-0719 / 02.08.2023

Interesse am Recht? Spannende Funktion bei einer international tätigen Unternehmung

Unser Kunde ist ein führendes Baumanagementunternehmen der Schweiz mit einer starken Stellung im internationalen Infrastrukturmarkt. Europaweit sind rund 6‘000 Mitarbeiter beschäftigt. Für den Hauptsitz in Zürich-Nord suchen wir nun für die Abteilung Backoffice eine*n

Legal Assistant 100% (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

  • Administrative und organisatorische Unterstützung des Legal Counsels und der Teamleiter
  • Planung und Koordination von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Sitzungen und Anlässen
  • Unterstützung bei der Erstellung umfangreicher Korrespondenz und von Schriftsätzen
  • Fristen- und Aufgabenverfolgung sowie die Führung der Dokumentenablage
  • Gelegentliche Behördengänge und Übernahme von Sonderaufgaben im Einzelfall
  • Selbstständige Erledigung von vielfältigen administrativen Aufgaben


Was Sie mitbringen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Lehre oder Handelsschule
  • Berufserfahrung in einer Anwaltskanzlei oder in einem juristischen Umfeld v.V.
  • Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
  • Selbständige, gut organisierte Arbeitsweise, Fähigkeit, auch unter Druck präzise zu arbeiten
  • Gute PC-Kenntnisse mit MS Office (SAP-Erfahrung wünschenswert)
  • Teamfähige, mitdenkende und belastbare Persönlichkeit mit einer strukturierten Arbeitsweise
  • Führerschein Kategorie B erwünscht

In dieser interessanten Funktion erwarten Sie spannende Aufgaben und viele Weiterbildungsmöglichkeiten. Für unseren Kunden stehen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt und Sie haben die Möglichkeit, gefordert und gefördert zu werden.

Interessiert? Dann senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Zeugnisse via E-Mail an den beauftragten Personalberater Herr Gianni Pilot gianni.pilot@optimapersonal.ch. Er wird sich nach Erhalt Ihrer Unterlagen umgehend bei Ihnen melden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und sichern Ihnen volle Diskretion und eine rasche Abwicklung zu.


Assistentin mit erster Berufserfahrung (w/m/d) - Einstieg in die Immobilienbranche in Zürich-City

Referenzcode: 1145-0723 / 28.03.2024

Erstklassige Immobilien-Firma in Zürich-City sucht eine engagierte Assistentin für eine  abwechslungsreiche und ausbaubare Stelle mit Teilaspekt in Bewirtschaftung und Marketing.

Für unsere Kundin, eine exklusive Immobilien-Company mit weltweit 250 Angestellten und modernen Büros an zentraler Lage in Zürich-City, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine weltoffene

Assistentin mit erster Berufserfahrung (w/m/d) - Einstieg in die Immobilienbranche in Zürich-City

Die Haupttätigkeiten dieser Drehscheibenfunktion beinhalten:

  • Organisation des Offices für zwei Vorgesetzte

  • Enge Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten und Unterstützung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten - Immobilienmanagement

  • Erstellen von Mailings, Rechnungen, Kundenmeetings, Homepageverwaltung, Inserate schalten

  • Vorbereiten von internen und externen Meetings sowie Kontakte zu internationalen Firmenkunden der Mode-, Konsumgüterindustrie, etc.

  • Erstellen von Dokumentationen mittel InDesign (wird angelernt)

  • Gelegentlich persönlicher Kontakt (face to face) mit Besucher:innen
  • Koordinieren von Schlüsselübergaben und Teilnahme an Besichtigungen

  • Recherchieren von Informationen für Meetings

  • Leisten Vorarbeit zur Entscheidungsfindung und Mitarbeit in Projekten

Ihr Profil:

  • Kaufmännische Ausbildung oder Handelsschule und erste Berufserfahrung
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (First Certificate level B1/B2)

  • Alter ab 21 Jahre

  • offene und umgängliche Art

  • selbständige, proaktive Arbeitsweise und Diskretion

  • Branchenerfahrung ist keine nötig


Eine Professionelle Einführung durch die im Unternehmen beförderte Stelleninhaberin ist gegeben. Unsere Kundin bietet erstklassige Anstellungsbedingungen, moderne Büros, ein angenehmes Team sowie eine spannende und ausbaubare Funktion. Herr Gianni Pilot erwartet gerne Ihre Bewerbung (CV, Arbeitszeugnisse und Diplome) via Email gianni.pilot@optimapersonal. Er wird sich nach Erhalt Ihrer Unterlagen umgehend bei Ihnen melden.

Eine diskrete Abwicklung ist Ihnen zugesichert.


Telefonistin, Empfang und Zentrale Dienste 90-100% (w/m/d) - D/F und I/E von Vorteil

Referenzcode: 1171-0224 / 25.03.2024

ABWECHSLUNGSREICH – Office Management, Rezeption, Telefonzentrale und Führung eines 2er Teams in wertschätzendem Umfeld.

Unser Kunde ist ein gesamtschweizerisch tätiges und sehr erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen. Für den Hauptsitz in Zürich-West (Parkplatz und Tram vor dem Haus) suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine herzliche Kollegin als

Telefonistin, Empfang und Zentrale Dienste 90-100% (w/m/d) - D/F und I/E von Vorteil

Ihre Aufgabenbereiche:

Office Management:

  • Führung des 3er Office Teams
  • Allgemeine koordinative Sachbearbeitungstätigkeiten
  • Stv. für Organisation von Meetings, Seminaren und Ausflügen
  • Vorbereitung und Gastronomie von internen Sitzungen sowie Einkauf von Büromaterial
  • Triagieren des Posteingangs

Rezeption und Telefonzentrale:

  • Empfangen von Besuchern und entgegennehmen der Anrufe sowie deren Triage für die Spezialistenabteilungen (es bestehen Direktwahlen)
  • Bearbeiten der eingehenden Email und Weiterleitung an die korrekten Fachstellen
  • Scanning / Digitalisieren des Posteingangs

Ihr Profil:

  • Fliessende Deutschkenntnisse und mündliches Französisch; Italienisch und Englisch von Vorteil
  • Kaufmännische Grundausbildung oder entsprechende Berufserfahrung an der Telefonzentrale und evtl. Empfangsbereich
  • Herzliche und loyale Persönlichkeit
  • Führungserfahrung ist von Vorteil
  • Spass an einer vielseitigen, kontaktreichen und ausbaubaren Funktion

Wir bieten:

  • Sorgfältige Einarbeitung mit Einführungsplan
  • Angenehmes und kollegiales Arbeitsklima, Du-Kultur und flache Hierarchien
  • Flexible Arbeitszeit: 41-Stundenwoche mit teilweise gleitender Arbeitszeit, Ferien 5Wo und ab 50J 6Wochen plus Weihnachten / Neujahr
  • Gut erschlossene Büros, Beteiligung an ÖV-Kosten oder vergünstigter Tiefgaragenparkplatz, REKA Checks, sehr gutes und soziales Umfeld, respektvoller Umgang und altersdurchmischte Teams
  • Fringe Benefits: bezahlte Sprachkurse, zusätzlich bezahlte Feiertage und kostenlose Verpflegung (Kaffee, Wasser, Süssgetränke und Früchte)

Es erwartet Sie ein ausgezeichneter Arbeitgeber in einer spannenden und zukunftsträchtigen Branche. Senden Sie, bei Interesse an einem langfristigen Engagement, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse via E-Mail an gianni.pilot@optimapersonal.ch zH Herr G. Pilot. Er wird sich nach deren Erhalt umgehend bei Ihnen melden.

Eine diskrete Abwicklung wird Ihnen zugesichert.